Plus Workflow do archiwizacji dokumentów celnych

Systemy Plus Workflow oraz Plus DMS są wykorzystywane w wielu branżach i usprawniają procesy obsługi dokumentów różnego rodzaju. Plus Workflow pozwala na archiwizację, także dokumentów celnych eksportowych, tranzytowych oraz importowych w skonfigurowanym elektronicznym archiwum, co zapewnia niezbędne bezpieczeństwo. Proces archiwizacji dokumentów celnych został wdrożony w jednej z

największych firm transportowych w Polsce. Spółka posiada około 70. agencji celnych w całym kraju. Plus Workflow obsługuje miesięcznie przepływ ponad 25 tysięcy dokumentów celnych oraz ponad 2 tysiące faktur.

Implementacja miała zapewnić kontrolę i szybki dostęp do dokumentów z przeprowadzonych odpraw celnych. Początek procesu ma miejsce po dokonaniu odprawy celnej. Osoba upoważniona skanuje komplet dokumentów celnych wykorzystując urządzenie wielofunkcyjne, które posiada w biurze. System zbiera i archiwizuje pobrane dokumenty z zewnętrznych systemów, które obsługują biura agencji celnych. Obraz wygenerowanego dokumentu zawiera unikalny kod kreskowy zawierający numer MRN (Movement Reference Number), stanowiący identyfikator dokumentu. Po wprowadzeniu dokumentów,  urządzenie wielofunkcyjne zapisuje pliki z obrazami w lokalizacji dostępnej dla systemu Plus Workflow, który udostępnia i dba o bezpieczeństwo przechowywanych informacji celnych.

dokumenty celne

Kolejne działania zachodzą automatycznie w systemie. Aplikacja Plus Index pobiera plik, dzieli go na poszczególne komplety wykorzystując kod kreskowy jako separator dokumentu, a następnie zapisuje obrazy poszczególnych kompletów w elektronicznym archiwum dokumentów Plus DMS. Po archiwizacji poszczególnych kompletów, system Plus Workflow pobiera automatycznie, na podstawie numeru MRN odczytanego z kodu kreskowego,dane opisujące komplet z udostępnionej bazy. Moduł Plus Mail informuję o W przypadku  braku w dokumentach niezbędnych do archiwizacji, system wysyła automatycznie maila dzięki Plus Mail z monitem o konieczności uzupełnienia brakujących informacji.

Przy obsłudze tego typu dokumentów bardzo ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. System Plus Workflow oraz zintegrowane z nim elektroniczne repozytorium Plus DMS gwarantują wymagany poziom bezpieczeństwa informacji, ponadto znacząco ograniczają pracochłonność związaną z archiwizacją, drukowaniem i przesyłaniem dokumentów odpraw celnych. Wdrożenie Plus Workflow znacząco usprawnia proces obsługi klientów agencji celnych i wykonywanie poszczególnych czynności przez pracowników w placówkach.