Dziennik korespondencji w Plus Workflow

System elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow jest rozwiązaniem wspomagającym pracę kancelarii w zakresie korespondencji wychodzącej i przychodzącej.

Korespondencja występujące w każdym przedsiębiorstwie. Jest to jeden z podstawowych sposobów komunikacji między organizacjami i instytucjami. Zarządzanie korespondencją jest procesem zachodzącym w każdej firmie. Składa się on z kilku elementów: tworzenia dokumentów, ich obiegu oraz archiwizacji.

Obieg korespondencji w formie papierowej jest procesem uciążliwym. Zdarzają się bowiem sytuacje w firmie, kiedy przychodzące pismo powinno trafić do wielu pracownik, przez co konieczne jest kserowanie dokumentu. Dzięki postępowi technologii informatycznych firmy mają alternatywne rozwiązania do skuteczniejszego i szybszego obiegu korespondencji. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów IT wspomagających pracę kancelarii.

Rozwiązanie oferowane przez Suncode umożliwia automatyzację procesów korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Użytkownicy systemu rejestrują wszelką korespondencję, a system zapisuje wszystkie informacje o poczcie przychodzącej i wychodzącej (w postaci książki podawczej) w elektronicznym dzienniku korespondencji. Dodatkowo, zeskanowane dokumenty przychodzące oraz wychodzące archiwizowane są w elektronicznym repozytorium. System pozwala na przekazanie otrzymanej korespondencji do adresata (dekretacja korespondencji). Rozwiązanie to daje możliwość kontroli, czy adresat korespondencji zapoznał się z nią poprzez konieczność wykonania zadania polegającego na potwierdzeniu odbioru korespondencji.

Wdrożenie systemu IT wspomagającego obieg korespondencji w przedsiębiorstwie usprawnia pracę pracowników kancelarii. Dzięki takiemu rozwiązaniu korespondencja nie ginie pod natłokiem innych dokumentów. System Plus Workflow daje możliwość sprawdzenia, czy dana osoba otrzymała adresowaną o niej pocztę. Ponadto, system automatycznie tworzy dziennik korespondencji wychodzącej i generuje książkę podawczą, dzięki czemu pracownik kancelarii nie musi już ręcznie wykonywać tej czynności.

W celu uzyskania dalszych informacji na temat obiegu korespondencji w systemie Plus Workflow prosimy o kontakt z przedstawicielem Naszej firmy lub przesłanie zapytania na adres: sprzedaz@suncode.pl