Elektroniczne archiwum dokumentów

System Plus Workflow wyposażony jest w wbudowany moduł DMS – elektroniczne archiwum dokumentów.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów polega na tworzeniu i klasyfikowaniu ich w zbiory. Poprawna segregacja dokumentów pozwala na łatwe odszukanie archiwalnych źródeł. Elektroniczne archiwum stosuje się przede wszystkim w celu przyspieszenia procesu szukania poszczególnych dokumentów.

Elektroniczne archiwum DMS jest narzędziem zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa. Każdy autoryzowany użytkownik Plus Workflow uzyskuje natychmiastowy dostęp do żądanego dokumentu z dowolnej lokalizacji.

W elektronicznym archiwum dokumentów systemu Plus Workflow mogą znajdować się dokumenty pochodzące z realizowanych w systemie procesów oraz niezależnie zapisane dokumenty dołączone z dysku. W celu ułatwienia przechowywania i archiwizowania dokumentów można je klasyfikować do odpowiednich klas dokumentów. Przykładami klas dokumentów mogą być: Faktury, Listy Motywacyjne, CV, Dokumenty PZ, Dokumenty WZ, Zamówienia i inne. Wszystkie dokumenty przechowywane w odpowiednich klasach posiadają indeksy je opisujące, które następnie pozwalają na łatwe wyszukiwanie.

Elektroniczne archiwum dokumentów systemu Plus Workflow posiada funkcję Zestawów dokumentów. Funkcjonalność ta pozwala na wyszukiwanie dokumentów powiązanych, z różnych klas, np. wszystkie dokumenty związane z danym numerem faktury (np. faktura, dokument PZ, zamówienie).