Elektroniczne wnioski urlopowe

Sezon urlopowy jeszcze przed Nami, więc pora pomyśleć o usprawnieniu obsługi wniosków urlopowych. Elektroniczny system zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow umożliwia implementację procesu obiegu wniosków urlopowych.

Wniosek o urlop jest to podanie składane swojemu przełożonemu o udzielenie urlopu. Zgodnie z Kodeksem Pracy każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni w skali pełnego przepracowanego roku. Okres ten zależy od ilości przepracowanych lat.

Prawidłowo przygotowany elektroniczny wniosek urlopowy powinien zawierać kilka podstawowych elementów: dane pracownika, imię i nazwisko, nazwę stanowiska, datę złożenia wniosku oraz podanie o urlop z wyszczególnieniem terminu oraz rodzaju urlopu.

Elektroniczne wnioski urlopowe – komfort dla pracodawcy i pracowników

Elektroniczne wnioski urlopowe to doskonałe rozwiązanie, które docenią przedsiębiorcy i ich pracownicy. Dzięki Plus Workflow wniosek urlopowy będą mogli składać wszyscy użytkownicy systemu. Każdy użytkownik zarejestrowany w systemie ma określone miejsce w strukturze organizacyjnej firmy, co oznacza, że ma przypisany dział, stanowisko, przełożonego. Dzięki temu etap wnioskowania w procesie obiegu wniosków urlopowych polega tylko i wyłącznie na określeniu rodzaju urlopu oraz jego terminie. Dodatkowo elektroniczny obieg wniosków urlopowych daje możliwość ustawienia zastępstwa. Plus Workflow automatycznie wprowadza dane dotyczące wnioskującego oraz datę wniosku. System podaje użytkownikowi aktualne dane o ilości dni urlopu wypoczynkowego i na żądanie pozostałych do wykorzystania.

Kolejnym etapem w procesie obiegu wniosków urlopowych jest potwierdzenie przyjęcia zastępstwa. Dzięki akceptacji zastępstwa wszystkie zadania w Workflow będą trafiać do skrzynki użytkownika zastępującego przez okres trwania urlopu. W kolejnym etapie proces trafia do przełożonego osoby wnioskującej o urlop. Ma on możliwość akceptacji lub odrzucenia złożonego przez pracownika elektronicznego wniosku urlopowego. Osoba odpowiedzialna za akceptację dokonuje kontroli złożonego przez pracownika wniosku urlopowego, sprawdza ile dni urlopu chce wykorzystać i kto będzie go zastępował w tym czasie. Przełożony może również wskazać inną osobę zastępującą.

Zaakceptowany wniosek trafia do Działu Kadr, gdzie jest on rejestrowany. Dzięki integracji Plus Workflow z systemem ERP istnieje możliwość eksportu danych o nieobecnościach pracowników z procesu wniosków urlopowych. Użytkownik inicjujący proces otrzymuje powiadomienie o przyznanym urlopie. Proces kończy się etapem potwierdzającym odbycie urlopu przez pracownika.

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych przynosi wymierne korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom. Zastosowanie rozwiązania IT do obiegu wniosków urlopowych wpływa na przyspieszenie obsługi podań – wniosek w trybie natychmiastowym trafia do przełożonego. Akceptacja wniosku odbywa się zgodnie z strukturą organizacyjną funkcjonującą w przedsiębiorstwie. Kolejną ważną zaletą jest wyeliminowanie papierowych druków i zastąpienie ich elektronicznymi formularzami. Platforma Plus Workflow działa poprzez przeglądarkę internetową, dzięki czemu pracownik w dowolnym miejscu i o dowolnej porze może złożyć swój wniosek o urlop. Jest to szczególnie ważne w firmach z rozproszoną strukturą organizacyjną. System Plus Workflow umożliwia pracownik wgląd w historię swoich urlopów – w prosty sposób może on sprawdzić kiedy brał urlop, na jak długo i jakiego rodzaju. System Plus Workflow sam oblicza dostępną liczbę dni dla pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.