Elektroniczne zarządzanie archiwum tradycyjnym

System Plus Workflow został wyposażony w moduł zarządzania dokumentami tradycyjnymi. Jeden system wspomaga archiwizację i zarządzanie dokumentami zarówno elektronicznymi, jak i papierowymi.

W każdym przedsiębiorstwie znajdują się tysiące dokumentów papierowych. Należą do nich między innymi akta osobowe pracowników. Dokumenty te podlegają obowiązkowi ich archiwizowania.

Moduł oferowany przez Suncode pomaga w zarządzaniu tymi dokumentami. Zastosowanie systemu elektronicznego zarządzania archiwum tradycyjnym pozwoli na uporządkowanie wszelkiej dokumentacji znajdującej się w firmie. Jego zadaniem jest również powiązanie tradycyjnych dokumentów z ich elektronicznymi odpowiednikami znajdującymi się w Plus Workflow.

Elektroniczne archiwum dokumentów tradycyjnych posiada wiele funkcjonalności. Wśród nich można wymienić rejestrację segregatorów (elektronicznych oraz tradycyjnych) pozwalającą na śledzenie gdzie został zarchiwizowany dany dokument oraz gdzie segregator z dokumentami został umieszczony w tradycyjnym archiwum. Funkcjonalność ta pozwala również na przeglądanie zasobów oraz łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów i odnalezienie ich papierowych oryginałów. Kolejną funkcjonalnością jest wypożyczanie dokumentów z archiwum tradycyjnego. Użytkownicy Plus Workflow mogą zainicjować proces zamawiania dokumentów, dzięki czemu cały czas jest kontrola nad tym, gdzie one się znajdują.

Niewątpliwą korzyścią z wdrożenia modułu elektronicznego zarządzania archiwum tradycyjnym w systemie Plus Workflow jest posiadanie jednego, wspólnego systemu do archiwizacji. Dzięki temu oszczędza się czas na poszukiwania papierowych dokumentów.