Integracja procesu zapotrzebowań z fakturami

Proces zapotrzebowań pozwala na zarządzanie kosztami i strukturą firmowych zakupów. Zarówno w systemie Plus Workflow jak i w systemie OneClick możliwa jest jego integracja z procesem rejestracji i akceptacji faktur.

Z zakupami materiałów i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania firmy wiąże się konieczność dokonywania rozliczeń tych zakupów. Dzięki integracji procesu zapotrzebowań z procesem faktur, rejestracja i akceptacja dokumentów kosztowych za dokonane zakupy jest niezwykle szybka i prosta. W ten sposób zarządzanie zapotrzebowaniami pozwala ograniczyć czas i skutecznie zwiększyć efektywność działania przedsiębiorstwa.

Sprawne zarządzanie zapotrzebowaniami w kilku krokach

Przy składaniu zamówienia, pracownik wypełnia tabelę zapotrzebowań, w której określa m.in. specyfikację i wartość zamawianych materiałów. System automatycznie generuje unikalny numer zapotrzebowania, który następnie służy do jego identyfikacji w procesie faktur. Po dokonaniu zakupów i otrzymaniu faktury, pracownik nie musi już wypełniać wszystkich danych opisujących fakturę w systemie. Wystarczy, że za pośrednictwem specjalnego pola poda numer zapotrzebowania, którego dotyczy faktura, a wszystkie pola opisujące zamawiane materiały automatycznie zostaną zaciągnięte do formularza rejestracji faktury. Co więcej, pracownik nie musi również własnoręcznie wypełniać tabeli dekretacji faktury przez pracownika, gdyż konta i inne dane niezbędne do jej uzupełnienia zostaną pobrane z procesu zapotrzebowań. Identyfikowanie konkretnego zapotrzebowania, oprócz numeru ID, może się odbywać także za pośrednictwem m.in. nazwy dostawcy czy też jego numeru NIP. Istnieje ponadto możliwość wyłączenia poszczególnych etapów akceptacji faktury, jeśli przez przełożonych zaakceptowane zostało już zapotrzebowanie, którego ta faktura dotyczy.

Integracja procesu zapotrzebowań z fakturami pozwala zaoszczędzić czas, jaki dotychczas pochłaniało wypełnianie danych odnoszących się do faktury i jej akceptacja na kolejnych poziomach. Proces jest w pełni zautomatyzowany i prosty w obsłudze, a użytkownicy mogą go łatwo dostosować do specyfiki składania zapotrzebowań i obiegu faktur w swojej firmie.