Moduł E-faktura do obsługi faktur elektronicznych

System Plus Workflow oferuje moduł e-Faktura dedykowany do obsługi faktur docierających do przedsiębiorstwa za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie faktur elektronicznych. Skutkuje to tym, że coraz częściej do naszych firm docierają e-faktury. Przepisy prawne w zakresie faktur elektronicznych mówią, że e-dokumenty należy przechowywać w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Głównym zadaniem Plus e-Faktury jest automatyzacja archiwizacji faktur elektronicznych oraz przekazywanie danych do procesu obsługi tych faktur w systemie Plus Workflow lub do elektronicznego repozytorium Plus DMS. Aplikacja Plus e-Faktura pobiera załączoną do e-maila fakturę, automatycznie rozpoznaje format pliku w jakim została ona zapisana (dla plików PDF typu tekstowego dokonuje automatycznego indeksowania), a następnie przekazuje obraz faktury wraz z indeksami ją opisującymi do systemu Plus Workflow.

Odczytywanie właściwych wartości indeksów z pliku PDF z obrazem faktury odbywa się na podstawie zdefiniowanych szablonów. Definicja szablonów jest realizowane w dedykowanej dla tego celu aplikacji o nazwie Plus Template Configurator. Szablony pdf zapisywane są w postaci pliku xml.

Uruchomienie aplikacji e-Faktura rozwiązuje problem związany z przechowywaniem faktur elektronicznych. Wszystkie e-faktury przechowywane są w jednym, bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają uprawnieniu użytkownicy 24 godziny na dobę. Indeksy opisujące każdy dokument ułatwiają sprawne ich wyszukiwanie.