PROCES AKCEPTACJI FAKTUR, AUTORYZACJI PŁATNOŚCI I ZAPOTRZEBOWAŃ W EUROFOAM POLSKA

Eurofoam Polska jako jeden z europejskich oddziałów grupy Eurofoam będącej liderem na rynku polimerów oraz jako firma z najbardziej nowoczesnymi zakładami w Europie, zdecydował się na równie nowoczesne rozwiązania workflow i powierzyło firmie Suncode implementację systemu akceptacji faktur, autoryzacji płatności oraz procesu zapotrzebowań.

Eurofoam Polska istnieje na polskim rynku już od lat sześćdziesiątych XX wieku. Firma ta produkuje wysokiej jakości pianki poliuretanowe i specjalizuje się nie tylko w ich wytwarzaniu, ale także w ich fachowym przetwórstwie. W Polsce znajduje się sześć oddziałów Eurofoam, natomiast sama grupa Eurofoam posiada 36 zakładów w 12 krajach. Swoim wdrożeniem Suncode objął cztery fabryki Eurofoam Polska.

Wdrożenie procesów elektronicznego obiegu faktur, autoryzacji płatności oraz procesu zapotrzebowań poprzedziła wnikliwa analiza przedwdrożeniowa, po której zdecydowano się na utworzenie profesjonalnego stanowiska skanującego. Tym samym scentralizowano skanowanie dokumentów w firmie – na główny punkt skanowania wybrano oddział w Zgierzu. Był to pierwszy krok do poprawy sprawności procesów firmowych. Następnie specjaliści Suncode pomogli odzwierciedlić procesy w systemie Plus Workflow, by były dopasowane do potrzeb klienta. Po implementacji systemu Plus Workflow Suncode zapewnia firmie Eurofoam Polska kompleksową opiekę serwisową oraz nieustanny rozwój oprogramowania o dodatkowe procesy i funkcjonalności, spełniające bieżące wymagania techniczne, co wpisuje się w dbałość Eurofoam o najnowocześniejsze rozwiązania.

„Wdrożenie systemu przebiegło zgodnie z ustalonym harmonogramem. System działa zgodnie z założeniami, a jego obsługa jest intuicyjna. Jesteśmy zadowoleni ze współpracy pomiędzy naszymi firmami. Oceniamy Suncode jako wiarygodnego i rzetelnego partnera w zakresie dostawy i wdrożenia systemów do zarządzania procesami biznesowymi”. – Jolanta Milewska, Kierownik Projektu.

Rozwiązanie Plus Workflow zostało zintegrowane z systemem ERP 21 firmy JBA. Plus Workflow dzięki intuicyjnemu interfejsowi pobiera dane z ERP, co znacznie optymalizuje procesy biznesowe. Dodatkowo Suncode zaopatrzyło Eurofoam w moduł DMS, który umożliwia budowanie elektronicznego archiwum dokumentów. Dziennie z tego rozwiązania korzysta około stu użytkowników.

Dzięki wprowadzeniu elektronicznego systemu akceptacji faktur, autoryzacji płatności i procesu zapotrzebowań Eurofoam Polska zredukowała koszty operacyjne poprzez obniżenie pracochłonności związanej z obiegiem dokumentów w firmie, zwiększyła efektywność zadań oraz wyeliminowała działania nie wnoszące treści. Proces autoryzacji płatności zapewnia bezpieczeństwo i kontrolę nad kosztami firmy, podobnie jak proces zapotrzebowań, dzięki któremu osoby na stanowiskach administracyjnych trzymają pieczę nad wydatkami na utrzymanie biura i mogą je odpowiednio planować. Tym samym działania wewnętrzne w Eurofoam są jeszcze bardziej efektywne, sprawne i zoptymalizowane.

Obecnie spółka Eurofoam rozwija Plus Workflow w innych spółkach na terenie Europy.