Proces rozliczania delegacji

System Plus Workflow umożliwia automatyzację rozliczania wyjazdów służbowych. Proces rozliczania delegacji pozwala na kontrolowanie kosztów związanych z podróżami służbowymi.

Każdy pracownik po odbyciu wyjazdu służbowego zobowiązany jest do jego rozliczenia. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika z związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie czy przejazdy, dojazdy.

Rozliczanie delegacji w Plus Workflow podzielone jest na kilka etapów. Proces inicjuje pracownik, który wrócił z wyjazdu służbowego. Jego obowiązkiem jest wprowadzić wszelkie dane dotyczące odbytej podróży (m.in. daty przekroczenia granicy, kraj docelowy, środek lokomocji, ilości zapewnionych noclegów, posiłków itp.) oraz informacje o poniesionych kosztach. System na podstawie wprowadzonych danych dokona kalkulacji diet, ryczałtów, kilometrówki itp. Wygeneruje on również dokument rozliczenia wyjazdu służbowego oraz kartę ewidencji pojazdu z naliczona kilometrówką. Do rozliczenia delegacji pracownik jest zobowiązany dołączyć skany dokumentów potwierdzających wyjazd (faktury, paragony).
Po wykonaniu tych czynności proces trafia do przełożonego osoby, która rozlicza wyjazd służbowy w celu akceptacji kosztów. Ostatecznie proces trafia do działu księgowości, gdzie delegacja jest rozliczana pod względem księgowym oraz finansowym.

Proces rozliczania delegacji ułatwia pracownikowi rozliczenie wyjazdu służbowego, niezależnie od tego, czy był to wyjazd krajowy czy zagraniczny. System samodzielnie oblicza diety krajowe i zagraniczne, ryczałty na przejazdy komunikacją, dojazd do lotniska. System Plus Workflow generuje druki rozliczenia wyjazdu służbowego oraz w przypadku podróży samochodem karty ewidencji pojazdu. Zaakceptowane rozliczenie delegacji trafia bezpośrednio do działu księgowości zajmującego się księgowaniem i rozliczeniami z pracownikami.