Proces wnioskowania o zaliczkę i delegację

System Plus Workflow jest narzędziem pozwalającym na zbudowanie konfiguracji procesu wnioskowania o zaliczkę na wyjazd służbowy oraz akceptację wyjazdu służbowego.

Delegacja to podróż, którą pracownik odbywa na polecenie przełożonego w ramach wykonywanej pracy. Podróż służbowa związana jest z oddelegowaniem pracownika do wykonania zadania poza siedzibą firmy. Pracownik z związku z wyjazdem służbowym może ubiegać się o zaliczkę na ten cel.

Proces wnioskowania o zaliczkę i delegację składa się z kilku etapów. Pierwszy krok należy do pracownika udającego się w podróż służbową. Inicjuje on proces wnioskując o akceptację delegacji i zaliczki na ten cel. Kolejny etap realizowany jest przez przełożonego osoby wnioskującej. Jego zadaniem jest weryfikacja wniosku oraz jego akceptacja bądź odrzucenie. Kolejnym etapem jest delegowanie pracownika na delegację. Kierownik działu będzie miał również możliwość samodzielnego delegowania pracownika w podróż służbową z przydzieloną zaliczką. Podwładny otrzyma wówczas wszelkie informacje na temat planowanej delegacji. W procesie wnioskowania o zaliczkę i delegację możliwe jest dodanie kolejnych stopni akceptacji. Mogą one być warunkowane np. przez limit kwotowy, miejsce podróży (delegacja krajowa czy zagraniczna), itp. W kolejnych etapach następuje weryfikacja dostępności pojazdu oraz zakwaterowania. Proces kończy etap wypłaty zaliczki na delegację.

Dzięki wdrożeniu procesu wnioskowania o zaliczkę i delegację możliwa jest kontrola wydatków pracowniczych związanych z podróżami służbowymi jeszcze przed odbyciem takich podróży. Wdrożenie procesu pozwoli na racjonalne rozporządzanie środkami finansowymi przeznaczonymi na delegacje. W jednym miejscu znajdują się informacje o wszystkich zaakceptowanych oraz odrzuconych wnioskach o wyjazdy służbowe. Automatyzacja procesu wnioskowania o zaliczkę i delegację pozwoli na załatwienie formalności związanych z wyjazdem w sposób on-line, bowiem system Plus Workflow dostępny jest przez przeglądarkę internetową.