WNIOSKI ZAKUPOWE ORAZ FAKTURY KOSZTOWE Z PLUSWORKFLOW

System Plus Workflow jest kompleksowym narzędziem do optymalizowania procesów biznesowych w przedsiębiorstwach. Przedsięwzięcia realizowane przez Suncode obejmują m.in wdrożenie procesu obsługi wniosków zakupowych oraz proces faktur kosztowych. System wspomaga przedsiębiorstwa w zakresie obsługi oraz nadzoru wydatków związanych z prowadzeniem działalności.

Plus Workflow pozwala uprawnionemu pracownikowi na zgłaszanie zapotrzebowań na dokonanie zakupów określonych dóbr lub wykonanie usług. Proces zapotrzebowań rozpoczyna etap, którego realizatorem jest użytkownik wnioskujący o zakup. Pracownik ten jest zobowiązany do wypełnienia formularza zamówienia. Po  jego wypełnieniu i rejestracji zapotrzebowania, trafia ono do akceptacji bezpośredniego przełożonego osoby składającej zapotrzebowanie. Celem tego etapu jest sprawdzenie wniosku, a następnie jego akceptacja lub odrzucenie. Przełożony może też cofnąć wniosek do osoby, która go złożyła lub przesłać do konsultacji. Po uzyskaniu wszystkich wymaganych akceptacji, system przekazuje proces do odpowiednich osób odpowiedzialnych za dokonanie zakupu. Osoba odpowiedzialna za realizację zakupów, po otrzymaniu powiadomienia o akceptacji wniosku o zakup, dokonuje przyjęcia zamówienia. Na formularzu, który ma do wglądu, widoczne są wszystkie pola wcześniej uzupełnione przez osobę składającą wniosek o zakup. Po dokonaniu weryfikacji danych, osoba realizująca ten etap dokonuje zakupu zamówionych produktów u dostawcy wskazanego na formularzu procesu. W konsekwencji osoba, która składała wniosek o zakup, dokonuje potwierdzenia odbioru zamówionych produktów.

Proces akceptacji faktur rozpoczyna etap, którego realizatorem jest użytkownik rejestrujący dokument kosztowy. Jego zadaniem jest rejestracja dokumentów w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. W tym celu użytkownik zobowiązany jest do wypełnienia formularza rejestracji dokumentu, czyli uzupełnienia pól formatki. Opis merytoryczny faktury realizowany jest przez osobę wskazaną w trakcie rejestracji faktury. Użytkownik realizujący ten etap otrzymuje powiadomienie o nadejściu nowego zadania. W skrzynce zadań użytkownika znajduje się lista faktur, które oczekują na opis merytoryczny. Po wyborze odpowiedniego zadania uruchamiany jest formularz opisu merytorycznego z osadzonym obrazem faktury. Opisana faktura jest przekazywana przez system Plus Workflow do akceptacji przełożonego osoby opisującej fakturę. System posługuje się zdefiniowaną strukturą organizacyjną przekazując fakturę do kolejnych stopni akceptacji. Gdy faktura otrzyma akceptację przełożonego osoby ją opisującej, system automatycznie przekaże ją do kolejnego stopnia akceptacji.  Faktura po przejściu całej wymaganej drogi akceptacji jest przesyłana przez systemem do ostatniego etapu, czyli akceptacji księgowej faktury. Na tym etapie, pracownik działu księgowości ma za zadanie zapoznać się z informacjami dotyczącymi faktury, zweryfikować dokonanej dekretacji, a następnie określić jej status płatności.

Dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa charakteryzują się indywidualnym podejściem do każdego swojego Klienta. Korzystając z najnowocześniejszych procesów technologicznych i biznesowych, które oferuje system Plus Workflow, są w stanie zapewnić swoim Odbiorcom najwyższą jakość oferowanych usług.