Polityka prywatności

I. Wprowadzenie

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji zawsze były traktowane priorytetowo w działalności SUNCODE Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

II. Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których spółka SUNCODE jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. Spółka SUNCODE realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych przypadkach, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami. Poniżej przedstawiamy pełne dane spółki:

       SUNCODE Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-766) przy ul. Józefa Kraszewskiego 30 (REGON: 300586083, NIP: 7792312568, KRS: 0001005513)

III. Punkt kontaktowy

Osobą, która odpowie na Państwa zapytania dotyczące przetwarzania danych osobowych jest Pełnomocnik ochrony danych osobowych Można się z nim skontaktować pod adresem mailowym: rodo@suncode.pl pod numerem telefonu: 61 8200-449 lub spotkać się osobiście
w siedzibie Naszej firmy.

IV. Zakres, sposoby, cele , podstawy prawne oraz okresy przetwarzania danych

Chcąc  zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, celów dla których te dane przetwarzamy,  jak i okresów ich przetwarzania, poniżej przedstawiamy zestawienie operacji w ramach, których dokonujemy przetwarzania danych osobowych.

Jednocześnie pragniemy zapewnić, że ilekroć przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby. Nie przetwarzamy danych osobowych, gdy dojdziemy do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałyby nad naszymi interesami, chyba że dysponujemy inną przesłanką legalizującą, np. posiadamy odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa.

IV.1. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez SUNCODE lub korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną

1. Informacje ogólne

Osoby fizyczne odwiedzające nasze strony internetowe lub korzystające z usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam przekazują, przy czym zapewniamy, że zbieranie i wykorzystywanie informacji o użytkownikach ograniczamy do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na oczekiwanym poziomie.

2. Zgłoszenia i formularze online

Nasza strona internetowa oferuje Państwu różne możliwości nawiązania z nami kontaktu. Zapewniamy, iż dane te są przetwarzane tylko w ramach i w celu, dla którego zostały podane i za Państwa wyraźną zgodą. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku Państwa zgoda wyrażona poprzez wysłanie zapytania za pośrednictwem poczty elektronicznej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. Newsletter

Spółka może przetwarzać dane, ponieważ wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach subskrypcji newslettera (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Państwa dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do czasu cofnięcia wyrażonej wcześniej przez Państwa zgody. Można tego dokonać poprzez kontakt po adresem: rodo@suncode.pl.

IV.2. Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z SUNCODE

W celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy od osób fizycznych, które kontaktują się z nami w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi naszych usług, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres email oraz numer telefonu. W szczególności, osoby te mogą wysłać nam e-maila za pośrednictwem strony internetowej. Wiadomości takie mogą zawierać dodatkowe informacje, jakie użytkownik chce zawrzeć w wiadomości.

Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych informacji zawierających szczególne kategorie danych osobowych, wymienionych

w art. 9 ust. 1 RODO (informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.

4.  Pliki logowania

Przy każdym wywołaniu strony internetowej nasz system automatycznie gromadzi dane i informacje z systemu komputerowego komputera, który dokonuje otwarcia strony. Następuje pobranie następujących danych:

1)  informacje o rodzaju przeglądarki i stosowanej wersji,

2) system operacyjny użytkownika,

3) adres IP użytkownika,

4) data i godzina wywołania strony,

5) strony   internetowe,   z których system użytkownika przeszedł na naszą stronę internetową (tzw. referrer),

6) strony internetowe, które zostały wywołane przez system użytkownika przez naszą stronę internetową.

Dane są także zapisywane w plikach logowania naszego systemu. Zapis danych wraz z innymi danymi osobowymi użytkownika nie ma miejsca. Na podstawie tych danych nie można zidentyfikować danej osoby, ponieważ adres IP jest dostępny tylko w maskowanej formie. Przekazane dane są także zachowywane i przetwarzane w celu analizy błędów oraz w celach statystycznych w pliku dziennika.

Tymczasowe  zapisywanie  adresu  IP  przez  system  jest  niezbędne,  aby umożliwić udostępnienie strony dla komputera użytkownika. W tym celu adres IP użytkownika musi zostać zapisany na czas trwania sesji. Zapisywanie w plikach logowania ma na celu zapewnienie funkcjonalności  strony internetowej. Ponadto dane służą nam do optymalizacji strony internetowej i do zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych. Analiza danych w celach marketingowych nie ma w związku z tym miejsca.

5. Cookies

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Ciasteczka (ang. cookies) to niewielkie pliki danych informatycznych, zapisywanych i przechowywanych na komputerze, tablecie lub smartphonie przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. „Cookies” zazwyczaj zawierają nazwę strony, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu oraz unikalny numer.

Pliki Cookies wykorzystywane są w celach:

− dostosowania stron internetowych do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych;

− personalizacji treści wyświetlanych dla danego użytkownika serwisu; − tworzenia statystyk, tłumaczących sposoby korzystania z serwisów internetowych przez użytkowników co umożliwia ulepszanie ich budowy i zawartości strony [tzw. contentu];

− utrzymania sesji użytkownika (po zalogowaniu), pozwalającej na pominięcie logowania na każdej podstronie serwisu;

− zoptymalizowania oferty reklamowej i marketingowej dla danego użytkownika strony internetowej.

− Stosowane są trzy zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne”, „stałe” oraz „zewnętrzne”.

Cookies „sesyjne” to pliki tymczasowe, przechowywane w komputerze, tablecie lub smartphonie użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony lub zamknięcia przeglądarki internetowej i służą do obsługi usług wymagających uwierzytelniania w ramach danej strony internetowej.

„Stałe” pliki cookies przechowywane są w komputerze, tablecie lub smartphonie przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika i służą do zapamiętania wybranych przez użytkownika ustawień i personalizacji interfejsu.

„Zewnętrzne” pliki cookies (tzw. third parties cookies) umożliwiają zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych oraz dostarczanie użytkownikom treści reklamowych, optymalnie dostosowanych do zainteresowań poszczególnych użytkowników.

Dane osobowe zbierane przy użyciu ciasteczek są zaszyfrowane, by uniemożliwić dostęp do nich osobom niepożądanym i nieuprawnionym. Zbierane są wyłącznie w celu wykonania na rzecz użytkownika określonych funkcji.

SUNCODE informuje, że większość przeglądarek internetowych zawiera ustawienia, które pozwalają na domyślną akceptację cookies. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na monitorowanie Państwa aktywności w witrynie internetowej, mogą Państwo w każdej chwili wyłączyć w swojej przeglądarce obsługę plików cookies. Ponadto mają Państwo prawo i możliwość do dokonania w swojej przeglądarce internetowej takich ustawień dotyczących plików cookies, które automatycznie zablokują ich obsługę.

Korzystanie z naszej strony internetowej bez wykorzystania cookies jest możliwe, jednak w pojedynczych sytuacjach może to powodować pewne ograniczenia w zakresie funkcjonalności strony.

Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są
w ustawieniach oprogramowania, tj. przeglądarki internetowej.

• Przeglądarka Firefox
• Przeglądarka Chrome
• Przeglądarka Internet Explorer
• Przeglądarka Opera
• Przeglądarka Safari

W celu analizy zachowań użytkowników używamy Google Analytics, usługi analizy sieci Google Inc. (dalej zwanej „Google”). Jednakże zleciliśmy Google anonimizację Państwa adresu IP przed analizą zachowania użytkownika w sieci. Wprowadziliśmy odpowiednie wpisy w kodzie programowym Google Analytics.

Google Analytics wykorzystuje cookies, które są przechowywane na Państwa komputerze
i umożliwiają analizę sposobu korzystania ze strony internetowej przez Państwa. Cookies wykorzystane przez Google Analytics mogą być plikami tymczasowymi lub trwałymi, których maksymalna ważność z reguły nie przekracza dwóch lat. Informacje wytworzone przez cookies dotyczące wykorzystania przez Państwa strony internetowej są przekazywane z reguły do serwera Google w USA i tam przechowywane.

Z uwagi na aktywowaną przez nas anonimizację IP, Państwa adres IP jest skracany w obrębie państw członkowskich Unii Europejskiej lub w innych państwach będących stroną porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym przed przekazaniem do serwera Google w USA. Tylko w wyjątkowych przypadkach, na które nie mamy wpływu, pełny adres IP jest przekazywany do serwera Google w USA i tam zostaje skrócony. W ramach naszego zlecenia Google będzie wykorzystywać powyższe informacje w celu oceny wykorzystania naszej strony internetowej, tworzenia raportów o aktywności na stronie internetowej oraz w celu świadczenia dla nas innych usług związanych z użytkowaniem strony internetowej i Internetu. Adres IP przekazany przez Państwa przeglądarkę w ramach Google Analytics nie jest łączony z innymi danymi Google.

IV.3. Przetwarzanie danych osobowych klientów i potencjalnych klientów

SUNCODE SP. Z O.O. może przetwarzać dane, ponieważ:

– są one niezbędne do realizacji zawartej z Państwem umowy lub podjęcia działań w celu jej zawarcia na podstawie zainteresowania Państwa naszą ofertą. Jednym z jej elementów jest również pozyskanie opinii o jakości naszych usług i produktów oraz poziomie satysfakcji naszych klientów co czynimy kontaktując się z Państwem bezpośrednio po realizacji usługi / dostawie produktu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

– są one niezbędne do spełnienia prawnych obowiązków ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO),

– przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) tzn. celem dochodzenia ewentualnych roszczeń (którejkolwiek ze stron), w celach analitycznych, w celu systematycznego badania satysfakcji klientów i określania jakości naszych produktów, na potrzeby marketingu bezpośredniego,

–  wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Ponadto przepisy prawa, w niektórych przypadkach wymagają od Spółki przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

Okres przetwarzania przedmiotowych danych jest zależny od celu przetwarzania wskazanego powyżej:

a) Państwa dane pozyskane w celu zawarcia umowy, która nie została w efekcie zawarta przechowujemy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz kontaktowali się Państwo z nami w celu jej procesowania,

b) w przypadku zawarcia umowy, okres przetwarzania danych jest ograniczony do czasu, w którym możliwe jest zgłoszenie ewentualnych roszczeń,

c) w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę, Państwa dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do czasu jej cofnięcia,

d) przetwarzanie danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu administratora jest możliwe do czasu wniesienia sprzeciwu, z uwzględnieniem nadrzędnych interesów, praw i wolności podmiotów danych i Administratora.

V. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe przekazujemy innym podmiotom na podstawie wymogów przepisów prawa lub w związku z realizacją celu, dla którego zostały nam one przekazane. Jednocześnie deklarujemy, że korzystamy jedynie z usług podmiotów sprawdzonych, znanych na rynku lokalnym i dających gwarancje bezpieczeństwa Państwa danych. Umowy, w ramach których powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zawierają zapisy na temat wymaganych przez nas środków ochrony, zapewniających poufności, integralność i dostępność przekazywanych danych.

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania, partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu, przykładowo w celu zapewnienia wsparcia technicznego, aby ocenić przydatność strony internetowej do celów marketingowych lub innego rodzaju udostępniania serwisu. Ponadto, Państwa dane mogą być przekazywane dostawcom takich usług jak usługi windykacyjne, podatkowe, prawne, księgowe. Państwa dane osobowe są przekazywane tym podmiotom i innym osobom trzecim tylko jeśli jest to niezbędne, aby wykonać usługi, których Państwo zażądali lub które Państwo autoryzowali, aby chronić Państwa i nasze prawa, własność lub bezpieczeństwo lub jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie obowiązujących ustaw, przepisów sądowych lub przepisów pozostałych urzędów lub jeżeli ujawnienie danych osobowych jest w inny sposób konieczne do wsparcia ustaleń prawnych lub karnoprawnych lub procesu sądowego.

Ponadto, dostęp do Państwa danych osobowych będzie przysługiwał upoważnionym pracownikom spółki.

VI. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a SUNCODE
Sp. z o.o. jako administrator danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z osobą przez nas wskazaną w punkcie III. Zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych, w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wspomnianej zgody przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody,

 2. prawo dostępu do Państwa danych osobowych,

3. prawo żądania sprostowania danych osobowych,

4. prawo żądania usunięcia danych osobowych,

5. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w dowolnym momencie, w tym sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, a w przypadku przetwarzania przez nas danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony cel, posiadają Państwo prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Jeżeli skorzystają Państwo z tego prawa, zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7. prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możecie Państwo przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali je w Państwa imieniu do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko w stosunku do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub na podstawie Państwa zgody;

8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.