Archiwizacja faktur i umów

System Plus DMS stanowi znakomite elektroniczne repozytorium dokumentów w którym gromadzone są wszelkie dokumenty skanowane czy pliki elektroniczne. Dzięki powyższemu, każdy użytkownik omawianego systemu uzyskuje natychmiastowy dostęp do żądanego dokumentu z dowolnej lokalizacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Firma Suncode zrealizowała wdrożenie modułu DMS służącego do zarządzania dokumentami w jednym z największych przedsiębiorstw produkcyjnych w kraju. Skanowanie i elektroniczna archiwizacja obejmuje faktury oraz umowy z kontrahentami. Prace wdrożeniowe zostały zrealizowane w ciągu jednego miesiąca. Instalacja obejmuje 3 wysoko wydajne punkty skanowania dokumentów w których umieszczone zostały skanery dokumentowe firmy Fujitsu, oprogramowanie do skanowania i przetwarzania dokumentów Ascent Capture, a także moduł wspomagający jakość skanowania: Kofax VRS. Aplikacje skanujące zostały skonfigurowane w sposób zapewniający automatyczne rozpoznawanie formularzy (a więc rożnych typów dokumentów) oraz kodów kreskowych. Wszystkie skanowane dokumenty przesyłane są do centralnego elektronicznego repozytorium dokumentów Plus DMS. Dostęp do tych dokumentów odbywa się z poziomu przeglądarki internetowej dla uprawnionych użytkowników. Do korzyści biznesowych omawianego rozwiązania należy zaliczyć:

  • zautomatyzowanie procesów biznesowych, gdyż krytyczne informacje dostępne są natychmiastowo z poziomu przeglądarki internetowej,
  • natychmiastowy dostęp do dokumentu (faktur i umów),
  • uporządkowanie całości dokumentacji w firmie objętej zakresem wdrożenia,
  • dostęp do dokumentów niezależnie od fizycznej lokalizacji pracownika, gdyż jest on realizowany z poziomu przeglądarki internetowej,
  • obniżenie kosztów przechowywania dokumentów,
  • zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów poprzez ich szyfrowanie, uprawnienia, autoryzację i unikalną politykę bezpieczeństwa zapisu.