Elektroniczny obieg faktur

Elektroniczny obieg faktur, a więc zarządzanie procesem rejestracji oraz obsługi zobowiązań kosztowych jest istotnym elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki odzwierciedleniu omawianego procesu w Plus Workflow możliwe jest jego zautomatyzowanie, zestandaryzowanie oraz obniżenie czasu i kosztów tego procesu.

Plus Workflow jest wiodącym na rynku i kompleksowym systemem informatycznym pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi i dokumentami w przedsiębiorstwie. Coraz częściej jest wykorzystywany również jako funkcjonalny program do obiegu faktur. Plus Workflow jest rozwiązaniem serwerowym, do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej, pozwalający na odzwierciedlenie kluczowych procesów biznesowych przedsiębiorstwa wydatnie poprawiając ich efektywność.

Przedsiębiorstwa często rozpoczynają optymalizację procesów wewnętrznych od obsługi zobowiązań kosztowych, czyli elektronicznego obieg faktur. System Plus Workflow pozwala na zautomatyzowanie, zestandaryzowanie i uporządkowanie obiegu faktur w przedsiębiorstwie, a przez to obniżenie czasu i kosztów tego procesu. Przy jego pomocy szybko i sprawnie może zostać wprowadzona każda faktura kosztowa.

Kolejną korzyścią jaką niesie za sobą wdrożenie systemu Plus Workflow jest możliwość rejestracji faktur w systemie w dowolnym oddziale przedsiębiorstwa, dzięki czemu biorą one natychmiast udział w procesie opisu i akceptacji.

Ważnym czynnikiem jaki udaje się osiągnąć, dzięki wdrożeniu systemu Plus Workflow do obsługi faktur jest uzyskanie kontroli nad dużą ilością faktur przychodzących do firmy i dokumentów z nimi powiązanych jak również koordynacja przepływu tych dokumentów pomiędzy pracownikami. Zintegrowane narzędzia budowania raportów i statystyk pozwalają na analizę procesów akceptacji faktur za pomocą wielorakich kryteriów.

Powyższe cele biznesowe przyświecały wdrożeniu systemu Plus Workflow w jednym z wiodących koncernów produkcyjnych posiadających kilkanaście oddziałów na terenie kraju. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zostało poprzedzone wnikliwą analizą wdrożeniową obejmującą specyfikę przedsiębiorstwa. Na podstawie analizy, opracowano model procesu oraz założenia projektu, na podstawie których przystąpiono do prac wdrożeniowych.

Plus Workflow – nie tylko procesy biznesowe

W wyniku prac analitycznych ustalono, że faktury kosztowe będą wprowadzane do systemu Plus Workflow już na wejściu procesu, a więc w oddziale firmy poprzez ich skanowanie. Podczas wprowadzania faktur do systemu, są one dodatkowo rejestrowane, co pozwala zapewnić całkowitą szczelność i kontrolę ich obiegu. W trakcie rejestracji wprowadzane są do systemu podstawowe dane o fakturze wspierane odczytem OCR/ICR. Skanowanie wykorzystuje kody kreskowe precyzyjnie identyfikujące i separujące poszczególne faktury.

Po zamknięciu etapu skanowania, automatycznie uruchamiany jest proces obiegu faktury w przedsiębiorstwie odzwierciedlony w systemie Plus Workflow. Każda faktura kosztowa jest następnie kierowana do osób odpowiedzialnych za ich opis merytoryczny, a więc określenie miejsc powstawania kosztów, rozbicie na poszczególne numery kont, przyporządkowania nr zamówienia itp. Na tym, jak również na każdym kolejnym etapie złożonego procesu, jakim jest rejestracja faktur, użytkownicy uzyskują natychmiastowy dostęp do obrazu zeskanowanej faktury jak również historii jej obiegu dzięki czemu możliwa jest pełna identyfikacja i weryfikacja faktury.

Faktura na etapie opisu merytorycznego może zostać odrzucona bądź zaakceptowana i przesłana do kolejnego kroku akceptacji. W systemie każda akceptacja jest dodatkowo autoryzowana. Proces elektronicznego obiegu faktur kierowany jest do kolejnych stopni akceptacji w oparciu o określone uwarunkowania. Przykładowo akceptacja II stopnia jest realizowana, gdy wartość faktury przekracza 20 000 zł i dotyczy faktur pionu finansowego.

Gdy wprowadzona faktura kosztowa otrzyma wszystkie wymagane opisy i akceptacje oraz zostanie sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jest przesłana do działu księgowości, który ją księguje. W dziale księgowości faktura może zostać zaakceptowana ręcznie z automatycznym wydrukiem potwierdzenia jej akceptacji lub dane zebrane w Plus Workflow mogą zostać wyeksportowane do systemu klasy ERP dzięki czemu zostaje automatycznie uruchomiona transakcja księgowania.

Obecnie Plus Workflow jest zintegrowany ze wszystkimi wiodącymi systemami informatycznymi klasy ERP i FI.