Elektroniczny obieg zamówień

Elektroniczny obieg zamówień w przedsiębiorstwie jest istotnym usprawnieniem funkcjonowania wielu organizacji i stanowi doskonałe połączenie z elektronicznym obiegiem faktur. Dzięki odzwierciedleniu procesu zamówień, przedsiębiorstwo posiada pełną kontrolę nad wydatkowaniem i wykonywanymi zamówieniami.

Proces zamówień został wdrożony w jednym ze znanych koncernów spożywczych, posiadającym kilkanaście oddziałów w Polsce. Pracownikami uprawnionymi do składania zamówień są osoby znajdujące się w oddziałach znacznie oddalonych od siebie terytorialnie. Centrala firmy znajduje się natomiast w Warszawie.

Elektroniczne zarządzanie zamówieniami krok po kroku

W omawianym wdrożeniu system Plus Workflow w całości dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej. Tylko uprawnieni użytkownicy po zalogowaniu się do systemu mają dostęp do formularza zamówień. Po odpowiednim wypełnieniu elektronicznego zamówienia z predefiniowanego formularza dostępnego na stronie internetowej, automatycznie rozpoczyna się elektroniczny obieg zamówień zgodnie z ustaloną mapą procesu w ramach systemu Plus Workflow. W przypadku tego wdrożenia, zamówienie w pierwszej kolejności jest  kierowane do Kierownika Regionalnego celem jego dalszego opisu i  akceptacji. W kolejnym etapie elektronicznego zarządzania zamówieniami następuje automatyczna  weryfikacja zamówienia, sprawdzenie jego budżetu, zasadności oraz innych wewnętrznych mierników.

Kolejnym etapem jest akceptacja Dyrektora i przekazanie zamówienia do realizacji. Należy również zauważyć, że część zamówień generowanych jest automatycznie na podstawie aktualizowanego pliku MS Excell i automatycznie jest przekazywana pracownikom do realizacji. Ponadto system Plus Workflow automatycznie generuje zamówienie na wcześniej zdefiniowanym szablonie. Trzeba również zauważyć, że w omawianym wdrożeniu, każde elektroniczne zamówienie musi zostać „zamknięte”odpowiednią fakturą za zamówione towary i usługi, co znacznie uszczelnia całościowy proces przepływu dóbr w przedsiębiorstwie i  zwiększa możliwości analizy całościowego procesu biznesowego.