Zarządzanie ISO 9000

Tradycyjnie, papierowo wykonywane procedury w ramach Systemu Zapewnienia Jakości wg norm serii ISO 9000 mogą zostać zastąpione przez ich elektroniczny odpowiednik. Klienci Plus Workflow odzwierciedlają wiele procedur zapisanych w Systemie Zapewnienia Jakości w formie elektronicznej znacznie podnosząc ich efektywność zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia i podejścia procesowego, które jest filarem najnowszej normy.

Firma Suncode zrealizowała wdrożenie systemu Plus Workflow w jednej ze znanych firm produkcyjnych, odzwierciedlając proces działań korygujących i zapobiegawczych. „Papierowa” procedura została w całości odzwierciedlona w formie elektronicznej uwzględniając wszystkie wymagania normy ISO 9001: 2000.

W omawianym przedsiębiorstwie proces działań korygujących i zapobiegawczych, uruchamiany jest przez  uprawnionego pracownika, który w wyniku stwierdzenia zaistnienia niezgodności zgłasza konieczność przeprowadzenia działań korygujących. W tym celu wypełnia on wniosek elektroniczny w ramach systemu Plus Workflow podając jego numer, opis stwierdzonej niezgodności oraz czas i okoliczności jej wystąpienia. Po jego wypełnieniu, wniosek zostaje wysłany do Pełnomocnika SZJ, który dokonuje weryfikacji, czy wniosek jest zasadny. Jeśli tak, to rejestruje on działania korygujące, wybiera on osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie tych działań, a więc wybiera realizatora. Realizator działań korygujących jest zobowiązany przeprowadzić analizę przyczyn powstania niezgodności, umieścić opis tych przyczyn w karcie działań korygujących oraz opracować harmonogram działań z określeniem osoby odpowiedzialnej za wykonanie odpowiedniego działania. Tak przygotowane działania korygujące przesyłane są do pełnomocnika w celu akceptacji. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za akceptację harmonogramu i przydziału osób odpowiedzialnych. Po zaakceptowaniu zadania zostają rozesłane do osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie określonych działań korygujących.

Osoby odpowiedzialne za wykonanie konkretnych działań korygujących wykonują je. Po ich zakończeniu zobowiązane są do sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonych działań. System po zebraniu wszystkich sprawozdań z działań korygujących przekazuje cały pakiet informacji do Pełnomocnika SZJ w celu sprawdzenia poprawności działań korygujących. Pełnomocnik na tym etapie dokonuje wyboru Auditora z grupy 20 uprawnionych audytorów, który dokona auditu przeprowadzonych działań.

Audytor jest zobowiązany  do przeprowadzenia oceny podjętych działań i kroków w określonym terminie. Wyniki oceny zamieszcza w sprawozdaniu skuteczności podjętych działań korygujących w Plus Workflow. W przypadku pozytywnej opinii, jest ona rozsyłana do wszystkich uczestników procesu, natomiast w przypadku opinii negatywnej rozpoczyna się nowy proces działań korygujących z załączoną kartą działań korygujących obejmującą cały proces. Po realizacji całego cyklu działań korygujących i zapobiegawczych Plus Workflow generuje automatycznie kartę działań korygujących i zapobiegawczych, ściśle wg wzorca formularza z zapewnieniem odpowiedniej ciągłej numeracji.