Plus Workflow

Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga wsparcia ze strony systemów informatycznych. Szczególnego znaczenia, z tego punktu widzenia, nabierają systemy informatyczne klasy Workflow (elektroniczny obieg dokumentów) wspomagające realizowane w firmie całościowe procesy biznesowe.

Zgodnie z definicją WfMC , Workflow to

Automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do innych dla wykonania działania zgodnie ze zbiorem sformułowanych zasad.

System zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow jest zaawansowanym, nowoczesnym, elastycznym i bezpiecznym systemem informatycznym służącym do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi o bardzo bogatej funkcjonalności.

Kompleksowy system obiegu dokumentów w firmie

Plus Workflow jest kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie – zarówno w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów jak i skanowania oraz ich elektronicznej archiwizacji. Plus Workflow jest systemem serwerowym do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. Nowatorskie systemy Workflow pozwalają na sprawniejszy obieg dokumentów między pracownikami, zwiększając tym samym efektowność pracy zespołowej.

workflow_schema

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów Plus Workflow zapewnia natychmiastowe korzyści biznesowe i pozwala na osiągnięcie szybkiego zwrotu z inwestycji. Do najważniejszych korzyści biznesowych zaliczyć należy:

  • obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa
  • obniżenie pracochłonności i usprawnienie procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie
  • zautomatyzowanie i zestandaryzowanie elektronicznego obiegu dokumentów
  • koordynację przepływu dokumentów
  • zarządzanie i bezproblemowe panowanie nad dużą ilością różnych dokumentów przedsiębiorstwa
  • zapewnienie jednoznaczności i bezbłędności w opisie dokumentów
  • znaczne podwyższenie efektywności i jakości pracy użytkowników systemu Plus Workflow
  • wyeliminowanie wielu działań nie wnoszących wartości dla klienta, np. przekazywanie pracy z „rąk do rąk”, oczekiwanie na dokumenty czy powtarzania tej samej prostej czynności z każdym przepływem procesu
  • realizację zadań związanych z dokumentami niezależnie od fizycznej lokalizacji użytkownika (system dostępny z poziomu przeglądarki internetowej)
  • całkowite zabezpieczenie i ochrona dokumentów i procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie
  • zapewnienie dostępu do odpowiednich informacji (profilowanych) dla każdego użytkownika
  • możliwość kompletnej analizy obiegu dokumentów
  • możliwość przechowywania i dostępu do praktycznie każdego typu dokumentów we wbudowanym elektronicznym repozytorium

Najważniejszymi elementami nowoczesnego systemu Workflow są:

  • bardzo czytelny, intuicyjny i ergonomiczny interfejs użytkownika dostępny z poziomu przeglądarki internetowej,
  • pełne profilowanie użytkowników – wygląd ekranów, wersja językowa, domyślne widoki, dynamiczne zmiany skrzynki zadań, itp.
  • możliwość odzwierciedlenia praktycznie każdego procesu biznesowego – procesy szeregowe, równoległe, szeregowo – równolegle, podprocesy
  • możliwość elektronicznego obiegu dokumentów zeskanowanych (oryginalnych) jak i plików elektronicznych
  • graficzny interfejs modelowania procesów jak i współpraca z narzędziami z rodziny Aris
  • zintegrowane elektroniczne archiwum dokumentów – natychmiastowy dostęp do dokumentów
  • wbudowana struktura organizacyjna wraz z rolami biznesowymi
  • dynamiczny kalendarz uwzględniający różne typy zadań, zastępstwa pracownicze, terminy „deadline” z funkcjonalnością powiadomień poprzez pocztę elektroniczną, moduł Plus Messenger czy SMS
  • pełna ochrona systemu i jego funkcji wraz szyfrowaniem zapisywanych plików
  • pełen interfejs analityczny uwzględniający wieloprzekrojowe statystyki pracy użytkowników i realizowanych obiegów dokumentów
  • możliwość szybkiego wyszukiwania i śledzenia elektronicznych obiegów dokumentów jak i zadań (sprawdzenie na jakim zadaniu jest dany obieg czy sprawa)
  • pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów
  • wersjonowanie procesów i dokumentów
  • interfejs programistyczny SDK dostarczany wraz ze systemem
  • integracje z wieloma systemami zintegrowanymi klasy ERP i finansowo – księgowymi.

System Workflow – zwiększ efektywność swojego biznesu!

System Plus Workflow jest niewątpliwie wiodącym tego typu rozwiązaniem na rynku. Jest niezależny od platformy operacyjnej (systemów operacyjnych czy baz danych) i pozwala na sprawniejszy obieg dokumentów w firmie. Sprawdza się we wdrożeniach obejmujących wiele oddziałów na terenie kraju w których skanowane są dokumenty jak również z jednym punktem wprowadzania dokumentów. Jest rozwiązaniem niezwykle wydajnym – w jednej z instalacji Plus Workflow realizuje dziennie w ramach systemu ponad 2 500 procesów!. Workflow jest także rozwiązaniem, które pozwala na odzwierciedlenie wielu różnych procesów na jednej platformie – przykładem może być wdrożenie Plus Workflow w którym odzwierciedlono kilkanaście różnych procesów biznesowych.

Plus Workflow, jako nowoczesny elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie stanowi zaawansowane rozwiązanie informatyczne wspierające praktycznie każdy obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa. Plus Workflow może być wykorzystany na potrzeby:

  • elektronicznego obiegu faktur (rozproszonego bądź centralnego)
  • obsługi faktur elektronicznych na mocy rozporządzenia z 18 grudnia 2010 roku
  • elektronicznego obiegu zamówień (zewnętrznych i wewnętrznych)
  • wsparcia procedur ISO 9001 (m.in. działania korygujące i zapobiegawcze, audyty, zmiany dokumentacji, nadzór nad urządzeniami kontrolno – pomiarowymi, itp.)
  • elektronicznego rozliczania prowizji i premii
  • elektronicznego obiegu wniosków urlopowych
  • opracowywania nowych specyfikacji produktowych i technologicznych
  • akceptacji umów z kontrahentami
  • akceptacji materiałów promocyjnych
  • wnioskowania o zaliczkę
  • rozliczenia zaliczki (zakup gotówkowy)
  • rozliczenia delegacji krajowej i zagranicznej
  • obsługi zapytania ofertowego
  • elektronicznego obiegu wniosku kredytowego w Banku
  • elektronicznego sporządzania i akceptacji umowy kredytowej w Banku
  • elektroniczne wnioski zgłaszane przez pracowników
  • elektroniczny obieg powiadomień
  • elektroniczny obieg dokumentów rekrutacyjnych
  • help-desk
  • elektroniczna ewidencja środków trwałych
  • elektroniczna rejestracja dokumentów
  • elektroniczna archiwizacja dokumentów klientów
  • elektroniczna archiwizacja umów z dostawcami i odbiorcami
  • elektroniczna archiwizacja faktur elektronicznych
  • i wiele innych.

Warto zauważyć, że system Plus Workflow, jako zaawansowany technologicznie system elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo otwartym rozwiązaniem umożliwiającym integrację z praktycznie dowolnym systemem informatycznym Przykłady integracji już wykonanych obejmują takie systemy jak:

  • SAP (moduły FI, MM, HR) – metody integracji: RFC, Business Connector, ArchiveLink, idoc, WebServices, pliki płaskie.
  • QAD (MFG PRO II)
  • M3 (Movex)
  • MS Dynamics
  • CDN XL
  • ORACLE FINANCIAL
  • IFS
  • OPTIMA
  • QUGAR
  • J.D. Edwards
  • TETA
  • DEF 2000/3000
  • Symfonia
  • Lotus Notes
  • MS Share Point
  • MS Office
  • CODA
  • Unisoft
  • vTiger
  • i wiele innych.

Kluczowym elementem powodzenia każdego wdrożenia jest wnikliwa analiza przed wdrożeniowa, profesjonalny i kompetentny zespół prowadzący wdrożenie oraz sprawdzona metodyka wdrożeniowa. Wiedza i umiejętności konsultantów w tym zakresie naszej firmy są mocną stroną potwierdzoną referencjami z wielu wdrożeń jak i badaniami oraz publikacjami naukowymi.