Plus kancelaria

Elektroniczna Kancelaria wsparciem dla procesów biznesowych

Systemy rodziny Plus Workflow jako kompleksowe rozwiązania wspomagają procesy związane z zarządzaniem procesami  biznesowymi, a także procesami związanymi z archiwizacją dokumentów. Uwzględniając potrzeby i wymagania rynkowe firma Suncode w swojej ofercie posiada system elektronicznej kancelarii. Plus Kancelaria jako kompleksowe narzędzie efektywnie wspiera procesy nie tylko związane z archiwizacją korespondencji, ale również  procesy zarządzania procesami biznesowymi między innymi obiegu dokumentów w firmie.

Plus Kancelaria wyposażona jest w moduły pozwalające na  rejestrację i dekretację przesyłek przychodzących i wychodzących. Rozwiązanie umożliwia sprawną rejestrację i weryfikację korespondencji przychodzącej, paczek, a także dokumentów wchodzących w ich skład. Moduł rejestracji pozwala na zgromadzenie informacji w zakresie otrzymanej korespondencji, tj.:

– data otrzymania,

– data nadania,

– nadawca,

– adresat,

– przedmiot korespondencji.

Istotnym elementem modułu jest możliwość wygenerowania kodu kreskowego, a następnie opatrzenie nim rejestrowanej korespondencji. Zastosowanie kodów kreskowych pozwala na jednoznaczną identyfikację archiwizowanych dokumentów. Ponadto moduł rejestracji umożliwia ewidencję dokumentów elektronicznych niezależnie od formatu pliku.

Elektroniczna kancelaria daje również w możliwość rozesłania dokumentów do właściwego adresata. Zastosowanie dekretacji dokumentów  umożliwia nadzorowanie drogi dokumentu, a także zapewnia dotarcie dokumentów do właściwej osoby. Co więcej, Plus Kancelaria  pozwala na definiowanie raportów zbiorczych otrzymanej korespondencji w różnych przekrojach: typu korespondencji, daty nadania, daty otrzymania, adresata itp. Zarejestrowane i zeskanowane dokumenty zostają zapisane w module elektronicznego archiwum dokumentów. Zastosowanie  systemu zarządzania korespondencją Plus Kancelaria niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści:

– umożliwia uzyskanie pełnej kontroli nad przesyłkami otrzymywanymi i wysyłanymi,

– zapewnia dotarcie dokumentów do właściwego adresata,

– eliminuje  przypadki zaginięć dokumentów czy przesyłek,

– zapewnia natychmiastowy dostęp do obrazów zeskanowanych dokumentów,

– zwiększa  bezpieczeństwo dokumentów.

Rozwiązanie stanowić może część komplementarną funkcjonującego systemu zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow, gdyż posiada mechanizmy pozwalające na automatyczne uruchamianie procesów związanych z rejestrowanymi dokumentami.