Workflow

Cyfryzacja przedsiębiorstwa – od czego zacząć?

W trakcie rozwoju firmy, zwiększa się zatrudnienie, rośnie liczba procesów jakie w przedsiębiorstwie zachodzą. Zdajemy sobie sprawę, że wykonywanie wszystkich działań manualnie to tylko wydłużony czas realizacji i mniejsza wydajność pracownika. Zauważamy przestoję w pracy, zagubione dokumenty czy zwiększoną liczbę pomyłek. Jest to moment na podjęcie decyzji o zakupie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Rozpoczyna się poszukiwanie platformy, która sprosta naszym wymaganiom. Jednak wtedy stajemy przed pytaniem, co tak naprawdę chcemy osiągnąć przez zakup systemu, jakie korzyści uzyskamy po implementacji, jak zautomatyzować pracę kluczowych działów, aby wyeliminować pomyłki?

Jak wynika z badań firmy Forrest, wybór i wdrożenie rozwiązań typu Business Process Management może zwiększyć produktywność pracowników o około 30-50 procent. Dzięki zaplanowaniu wszystkich działań, korzyści będą od razu odczuwalne.

Cyfryzacja firmy zaczyna się od zarządzania procesami

Ilość wykonywanych procesów w firmach, ciągle rośnie. Z pomocą przychodzą systemy Business Process Management, więc od tego przedsiębiorstwa powinny zaczynać wdrażanie nowych technologii usprawniających ich działanie. Systemy Workflow automatyzują i standaryzują pracę, dzięki wprowadzeniu konkretnych procedur, które zawsze muszą wystąpić. Zapewniają synergię danych, dzięki integracji z innymi systemami w firmie. Pozwalają na analitykę pracy podwładnych i ocenę jakości ich pracy, dzięki informacjom, które są dostępne przełożonym. Zainteresowanie systemami BPM ciągle rośnie, a według Grand View Research globalna wartość rynku z systemami BPM do 2024 roku może wynieść nawet 23,4 mld USD.

Cyfryzacja firmy

Aby uzyskać maksymalny ROI z wdrożenia BPM najlepiej wykorzystać system do optymalizacji jak największej liczby procesów przedsiębiorstwa, obejmując różne działy. Według raportów przeprowadzonych przez Capgemini aż 96% przedsiębiorstw, które zdecydowały się na implementację systemów klasy Workflow, uzyskało znaczny zwrot z inwestycji, a w przypadku 55% z nich sięgnął on co najmniej 200%.

Jedną z głównych korzyści wdrożenia jest znaczne ograniczenie wielu działań wykonywanych manualnie w procesie. Za praktyczny przykład może posłużyć przyporządkowywanie dokumentów PZ do odpowiednich faktur w systemie Plus Workflow. Po implementacji systemu szacuje się że, od 80% do 90% tego typu dokumentów jest przyporządkowywanych i „uzgadnianych” automatycznie w systemie Plus Workflow, który wykorzystuje w tym celu interfejs wymiany danych z systemem ERP. Pozostałe dokumenty są przekazywane w sposób elektroniczny do pracowników działu zaopatrzenia, którzy wspomniane czynności wykonują w ramach systemu informatycznego, „podpowiadającego” najlepszy wariant ich dopasowania. Jak zauważyliśmy u naszych Klientów znacznie skrócono czas realizacji procesów przedsiębiorstwa objętych projektem, przede wszystkim dzięki wyeliminowaniu wielu działań nie wnoszących wartości dodanej do procesu oraz dzięki jego zautomatyzowaniu.

Przykładowo, czas realizacji procesu obsługi zobowiązań kosztowych zmniejszył się o ok. 70%, a czas realizacji procesu obsługi zobowiązań towarowych o ok. 50%. Są to realne korzyści, które odczuwalne są od razu po wdrożeniu. Najlepszą rekomendacją jest zawsze zdanie Klienta: “Kierując się ideą ciągłego doskonalenia, wprowadziliśmy system Plus Workflow, którego celem było usprawnienie procesów archiwizacji dokumentów celnych, eksportowych, importowych i tranzytowych. Dzięki indeksom system Plus Workflow rozpoznaje rodzaj dokumentów celnych. Elektroniczne repozytorium ułatwia również wyszukiwanie dokumentów, co zmniejsza koszty operacyjne i pozwala zredukować liczbę procesów manualnych” – Adam Stojanowski, Dyr. ds. informatyki w JAS FBG.

Cyfryzacja firmy

Wprowadzanie nowych technologii i informatyzacja przedsiębiorstw powinna zacząć się od zmiany sposobu postrzegania cyfryzacji i funkcjonowania firm. Systemy usprawniające pracę: BI, AI, BA, CRM czy BPM to już nie wymysł, a konieczność wkraczając w dobę Przemysłu 4.0. Ścisła współpraca działów biznesowych i informatycznych, nawet ich przenikanie to sposób na stworzenie nowej koncepcji działania firmy. Cytując za Computerworld dane z raportu z listopada 2018 roku: „Firmy, które zanegują lub będą zbyt długo zwlekać z wdrażaniem AI w przeciągu 5 lat zaczną tracić lub całkowicie utracą przewagę konkurencyjną”. Tak postawiona teza może mieć znamienne skutki dla firm w przyszłości. Niestety często nie finanse blokują rozwój przedsiębiorstw, a ludzie i ich postrzeganie tego tematu. Aby spróbować rozwiać wątpliwości, przekonać jakie korzyści może otrzymać Twoja firma po wdrożeniu Plus Workflow skontaktuj się z nami. Profesjonalne podejście, prezentacja rozwiązania i rozmowa o Twoich potrzebach będzie początkiem współpracy, na jaką czekałeś.