Jeden proces – różne ścieżki akceptacji w EOD

Posiadając ponad dziesięcioletnie doświadczenie w optymalizacji procesów biznesowych, wiemy, że każda firma posiada ustalone wcześniej procedury akceptacji procesu czy obiegu dokumentów. Aby spełnić wymagania organizacji, dostosowujemy system Plus Workflow do wewnętrznych regulacji. System zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow umożliwia utworzenie dwóch ścieżek obiegu dokumentów w ramach jednego procesu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. podczas obsługi faktur, gdy dokument kosztowy wymaga dwustopniowej akceptacji. Zdefiniowanie i przygotowanie  takiego procesu odbywa się na potrzeby klienta, podczas analizy przedwdrożeniowej przez naszych specjalistów.

W przedsiębiorstwach, do momentu implementacji systemu klasy Workflow, procesy biznesowe określane są za pomocą spisanej procedury lub ustalone słownie. W trakcie wdrażania systemu informatycznego do zarządzania procesami biznesowymi analizuje się i optymalizuje dotychczasowe obiegi. Pomagamy w doborze odpowiedniej ścieżki, aby zmaksymalizować korzyści związane z automatyzacji procesów. Niekiedy w trakcie użytkowania systemu IT okazuje się, że jedna ścieżka obiegu jest niewystarczająca. Istnieją sytuacje, gdy dany proces może zakończyć się w dwojaki sposób. W takim przypadku ustalamy ścieżkę procesu dopasowaną do wymagań klienta, z kolejnymi krokami akceptacji przez pracowników.

Elektroniczny obieg dokumentów

Rozwiązanie oferowane przez Suncode dopasowuje się do specyfiki każdego przedsiębiorstwa. Typowy przebieg procesu obsługi faktur wygląda w następujący sposób: Rejestracja – Akceptacja I stopnia – Akceptacja II stopnia – Księgowanie. Na platformie Plus Workflow możliwe jest wprowadzenie dodatkowego przebiegu procesu pomijającego Akceptację II stopnia. Wybór odpowiedniej ścieżki obiegu może odbywać się automatycznie, na podstawie zdefiniowanych warunków lub ręcznie. Automatyczny wybór przebiegu procesu może być uwarunkowany określoną maksymalną wartością brutto lub przedmiotem faktury. Ograniczenie pracy manualnej przekazywania dokumentów w procesie z „rąk do rąk”, w znaczący sposób wpływa na digitalizacje przedsiębiorstwa przez automatyczne przesyłanie dokumentów do odpowiedniego pracownika. Bez pomyłek i przestojów.  

Jak to wygląda w praktyce? Plus Workflow znacznie skróci czas realizacji procesów przedsiębiorstwa objętych projektem, przede wszystkim dzięki wyeliminowaniu wielu działań niewnoszących wartości dodanej do procesu, przy jednoczesnym jego zautomatyzowaniu. Przykładowo, czas realizacji procesu obsługi zobowiązań kosztowych może zmniejszyć się o ok. 70%, a czas realizacji procesu obsługi zobowiązań towarowych o ok. 50%. Z faktami nie sposób dyskutować.

Zastosowanie dwóch ścieżek obiegu dokumentów w procesie jest dobrym rozwiązaniem. Pozwala to na redukcję czasu potrzebnego na ostateczną akceptację dokumentu dzięki minimalizacji liczby etapów. Sprawny obieg umożliwia szybkie zakończenie procesu i zaksięgowanie faktury oraz opłacenie jej w wyznaczonym terminie.