obieg dokumentow

System obiegu dokumentów HR w Unilever Polska

Unilever Polska, na polskim rynku obecny od 1991 roku, posiada następujące oddziały produkcyjne: oddział detergentów i kosmetyków; zakład wytwarzający produkty kulinarne oraz zakład, gdzie produkowane są margaryny i konfekcjonowane herbaty. Koło Gdańska znajduje się fabryka lodów. Łącznie Unilever zatrudnia w Polsce ponad 3000 osób.

Kiedy firma zatrudnia nowego pracownika równocześnie w dziale HR zostaje założona dla niego teczka z dokumentami związanymi z powstałym stosunkiem pracy. Będzie ona archiwizowana przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia. W czasie zatrudnienia pracownik będzie się szkolił, otrzyma premie, awansuje. Każda z tych operacji zostanie odnotowana w jego dokumentach. Wyobraźmy sobie teraz tę sytuację, ale pomnożoną przez 3000 osób pracujących w 7 różnych lokalizacjach. Dużo? Nawet bardzo! 

Przed takim wyzwaniem stanął dział HR firmy Unilever. Firma ma w Polsce 5 dużych oddziałów (w tym 4 fabryki i siedzibę główną w Warszawie). Jednoczesne przygotowywanie dokumentów personalnych dla wszystkich pracowników zostało scentralizowane w Warszawie, natomiast teczki fizycznie znajdują się w lokalizacjach. Zarządzanie teczką kadrową przy użyciu standardowych narzędzi – takich, jak e-mail czy tradycyjna poczta – okazało się niezwykle trudne i pracochłonne, a samego procesu nie można było monitorować. 

Zespół analityków Iron Mountain podczas warsztatów z pracownikami działu HR Unilever przygotował dokumentację przed wykonawczą projektu. Opisano bieżący proces zarządzania teczką kadrową pracownika. Po odebraniu dokumentacji analitycznej przez Unilever, opisane założenia zostały zamodelowane w systemie Plus Workflow. Każda czynność procesowa, dotychczas odbywająca się na dokumentacji papierowej, mogła być wykonywana za pomocą systemu, na zeskanowanych obrazach dokumentów, opisanych zestawem atrybutów. 
B Jak obecnie wygląda proces? Przy rekrutacji dokumenty pracownika są skanowane i umieszczane w teczce wirtualnej. Poza skanami (np. świadectwa ukończenia studiów, świadectwa pracy, zaświadczenia o przebytych szkoleniach itp.) w teczce znajdują się też wypełnione formularze elektroniczne. Cała teczka zostaje umieszczona w systemie Plus Workflow Klienta i przesyłana jest do centralnego działu HR. Na podstawie zeskanowanych dokumentów centralny zespół HR wprowadza dane do systemu kadrowo-płacowego oraz przygotowuje umowę o pracę. Przygotowane dokumenty za pomocą Workflow przesyłane są do akceptacji koordynatorów, a następnie do wydruku do fabryk. Po skompletowaniu i akceptacji, teczka jest dostępna dla uprawnionych osób z poziomu pulpitu. 

Zbiór teczek pracowniczych nie jest statycznym archiwum. Jest żyjącym systemem pozwalającym na ciągłą pracę. Minimalizuje pracę „papierkową” i utrzymuje wysoki poziom kultury pracy. Cały proces jest monitorowany, dostarcza raporty wg żądanych kryteriów, eliminuje „przetrzymanie” dokumentów lub decyzji dzięki informacji, kto jest właścicielem dokumentu w danym momencie. Daje możliwość przypomnienia o istniejącym zadaniu lub – w razie potrzeby – wyśle informację o ponagleniu.

Równolegle z pracami polegającymi na wdrożeniu systemu Plus Workflow, w Centrum Przetwarzania Danych IM uruchomiona została digitalizacja obecnych zasobów dokumentacji HR Unilever. Wszystkie teczki kadrowe, z 5 lokalizacji rozmieszczonych w całej Polsce, zostały zgodnie z uzgodnionym harmonogramem odebrane od klienta i zeskanowane. Sam proces skanowania zawierał w sobie kategoryzację na kilkadziesiąt typów dokumentów oraz opisanie każdego dokumentu zestawem kilku indeksów merytorycznych. Zeskanowane dokumenty zostały zaimportowane do systemu Plus Workflow, a oryginały – po przywróceniu do formy pierwotnej – zwrócono do Unilever. System jest zasilany na bieżąco dokumentami powstającymi w organizacji przez komórki HR w każdym oddziale firmy.

Po wdrożeniu i zasileniu systemu dokumentami Klient zyskał aktywną, przyrastającą z czasem, bazę dokumentacji oraz platformę pozwalającą na obieg i zdalne zarządzanie dokumentacją HR w korporacji – we wszystkich lokalizacjach. Może monitorować zadania w każdym ze swoich działów i dzięki temu lepiej organizować pracę. Ma pełną kontrolę nad procesem. System Plus Workflow jest hostowany na zasobach informatycznych Iron Mountain, w modelu SaaS. Dzięki temu klient zyskuję gwarancję niezawodności oraz bezpieczeństwa, jednocześnie nie ponosząc żadnych dodatkowych kosztów inwestycyjnych.